1. Biz kimiz
Callibee, hem Türkiye'de hem de Hollanda'da faaliyet gösteren bir şirkettir. İşletmeler için yapay zekâ destekli arama iş akışları tasarlar ve işletiriz. Bu politikada kendi adımıza yürüttüğümüz işlemelerde Callibee veri sorumlusudur. Kişisel verileri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve AB Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) ile uyumlu şekilde işleriz.
2. İki farklı rolümüz
Kişisel verileri iki farklı rolde işleriz. Hangisinin sizin için geçerli olduğunu bilmeniz faydalı olur.
- Veri sorumlusu. Verilerin neden ve nasıl kullanılacağına biz karar veririz. Web sitemizi ziyaret edenler, iletişim formunu kullananlar veya demo planlayanlar ile müşterilerimizin, tedarikçilerimizin ve iş ortaklarımızın çalışanları bu kapsamdadır.
- Veri işleyen. Bir müşterimiz adına hareket ederiz. Müşterilerimizin Callibee üzerinden aradığı kişiler ve müşterilerimizi arayan kişiler bu kapsamdadır. Bu durumda veri sorumlusu ilgili işletmedir. Verileri yalnızca onun yazılı talimatları doğrultusunda, bir veri işleme sözleşmesi çerçevesinde işleriz.
Bir işletme sizi Callibee ile aradıysa, lütfen önce o işletmeyle iletişime geçin. Bize yazarsanız talebinizi gecikmeden ilgili işletmeye iletiriz.
3. Topladığımız kişisel veriler
Veri sorumlusu olarak şu verileri topluyoruz.
- İletişim formu: adınız, iş e-postanız, şirketiniz ve yazdığınız mesaj.
- Demo randevuları: randevu planlama aracımızda (Calendly) bir zaman seçerken verdiğiniz bilgiler.
- Müşteri ve iş ortağı iletişim kişileri: ad, kurumsal e-posta ve telefon, unvan, kurum, yazışmalarımız ve toplantı notları.
- Uygulama hesapları: ad, kurumsal e-posta, rol, kurum, oturum açma ve güvenlik bilgileri ile uygulamada yapılan işlemlerin kayıtları.
- Faturalama: fatura iletişim kişisi, şirket bilgileri, faturalar ve ödeme durumu. Kartlı ödemeleri ödeme hizmeti sağlayıcımız yürütür; kart numaralarının tamamını saklamayız.
- Sunucu kayıtlarındaki teknik veriler: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, istenen sayfalar ve zaman damgaları.
- Toplantı veya demo kayıtları: yalnızca onayınızla.
Web sitesi ziyaretçilerinden ve iş iletişim kişilerinden özel nitelikli kişisel veri (sağlık verisi, siyasi görüş gibi) istemeyiz. Lütfen bize yazdığınız mesajlara bu tür bilgileri eklemeyin.
4. Verileri neden kullanıyoruz ve hukuki dayanağımız
| Amaç | Hukuki dayanak (GDPR md. 6/1) |
|---|---|
| Taleplerinizi yanıtlamak ve demo planlamak | (b) sözleşme öncesi adımlar ve (f) meşru menfaat |
| Hizmetleri ve uygulamayı sunmak, destek vermek | (b) sözleşmenin ifası |
| Faturalama, muhasebe ve vergi işlemleri | (c) hukuki yükümlülük |
| Sistemlerimizin güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı önlemek ve hataları gidermek | (f) meşru menfaat |
| Toplulaştırılmış veya kimliksizleştirilmiş kullanım bilgisiyle hizmetlerimizi geliştirmek | (f) meşru menfaat |
| İş iletişim kişilerine ürün haberleri göndermek | Mevcut müşteriler için (f) meşru menfaat; diğerleri için (a) açık rıza. İstediğiniz zaman vazgeçebilirsiniz |
| Toplantı veya demo kaydı almak | (a) açık rıza |
| Hukuki taleplerin tesisi, kullanılması veya savunulması | (f) meşru menfaat |
Meşru menfaate dayandığımız durumlarda, bunu haklarınız ve makul beklentilerinizle dengeleriz. Bu işlemeye her zaman itiraz edebilirsiniz (bkz. 10. bölüm).
5. Müşterilerimiz adına işlediğimiz arama verileri
Bir müşterimiz Callibee ile arama yaptığında veya aldığında; aranan kişinin adını ve telefon numarasını, müşterinin sağladığı dosya bilgilerini (örneğin fatura numarası ya da randevu saati), arama kaydını, transkripti, özeti, görüşmenin sonucunu ve takip eylemlerini işleyebiliriz.
- Müşterilerimiz adına işlediğimiz tüm veriler, ilgili müşteriyle imzalanan bir gizlilik sözleşmesine (NDA) tabidir. Bu sözleşme imzalanmadan hiçbir veri işlenmez.
- Bu verileri yalnızca müşterinin talimatları doğrultusunda işleriz.
- Bu verileri satmayız ve bir müşterinin verisini başka bir müşteriye hizmet vermek için kullanmayız.
- Saklama süreleri müşterinin talimatlarına göre belirlenir. Hizmet sona erdiğinde, kanun aksini gerektirmedikçe verileri sileriz veya iade ederiz.
- Aramaların hukuki dayanağını, gerektiğinde ticari aramalar için alınması gereken izin dahil, sağlamak müşterinin sorumluluğundadır.
7. Verilerin saklandığı yer
Kişisel verileri Avrupa Birliği'ndeki veri merkezlerinde saklar ve işleriz. Verileri Avrupa Ekonomik Alanı dışına aktarmayız.
Bu nedenle Türkiye'de toplanan kişisel veriler AB'ye aktarılır. Bu aktarımlar, KVKK aydınlatma metnimizde açıklandığı üzere KVKK md. 9 uyarınca yapılır.
Uyguladığımız güvencelerin bir örneğini bizden talep edebilirsiniz.
8. Verileri ne kadar süre saklıyoruz
- Sözleşmeyle sonuçlanmayan talepler: son iletişimden itibaren 24 aya kadar.
- Müşteri ve hesap verileri: sözleşme süresince ve sonrasında 24 aya kadar.
- Faturalar ve muhasebe kayıtları: ilgili vergi ve ticaret mevzuatının öngördüğü süre boyunca.
- Sunucu ve güvenlik kayıtları: bir olayı incelemek için gerekmedikçe genellikle 90 günü aşmaz.
- Toplantı kayıtları: 12 aya kadar veya onayınızı geri çekene kadar.
- Müşteri arama verileri: müşterinin talimatına göre.
Bu sürelerin sonunda verileri sileriz veya anonim hale getiririz.
9. Güvenlik
Kişisel verileri korumak için uygun teknik ve idari tedbirler alırız. Bunlar arasında iletim sırasında ve saklama anında şifreleme, role dayalı erişim, denetim kayıtları, yönetilen şifreleme anahtarları ve çalışanlarımız için yalnızca gerektiği kadar erişim yer alır.
Hiçbir sistem tamamen güvenli değildir. Bir kişisel veri ihlali yaşanırsa, ilgili kişileri ve kurumları kanunun gerektirdiği şekilde bilgilendiririz.
10. Haklarınız
Size uygulanan mevzuata göre KVKK ve GDPR kapsamında şu haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinize erişme ve bir kopyasını alma.
- Hatalı verilerin düzeltilmesini isteme.
- Kanunun öngördüğü hâllerde verilerinizin silinmesini veya kullanımının kısıtlanmasını isteme.
- Meşru menfaate dayalı işlemeye ve doğrudan pazarlamaya her zaman itiraz etme.
- Verilerinizi taşınabilir biçimde alma.
- Önceki işlemeleri etkilemeksizin açık rızanızı her zaman geri çekme.
- Bir denetim otoritesine şikâyette bulunma: Türkiye'de Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na (kvkk.gov.tr), Hollanda'da Autoriteit Persoonsgegevens'e (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Bu haklarınızı kullanmak için info@callibee.com adresine e-posta gönderin. Kimliğinizi doğrulamanızı isteyebiliriz. Talebinize bir ay içinde yanıt veririz; karmaşık taleplerde bu süreyi gerekçesini bildirerek iki ay daha uzatabiliriz. KVKK kapsamındaki başvuru yöntemi KVKK aydınlatma metninde açıklanmıştır.
11. Otomatik karar alma
Web sitesi ziyaretçileri veya iş iletişim kişileri hakkında, hukuki ya da benzer önemli sonuçlar doğuran, yalnızca otomatik işlemeye dayalı kararlar vermeyiz.
Müşteri arama iş akışlarında yapay zekâ, aramaları anlamak ve müşterinin yapılandırdığı rutin sonraki adımları önermek veya yürütmek için kullanılır. Hangi durumların her zaman bir kişiye aktarılacağına müşteri karar verir.
13. Bu politikadaki değişiklikler
Bu politikayı değiştirdiğimizde yeni sürümü tarihiyle birlikte burada yayımlarız. Önemli değişiklikleri müşterilerimize ayrıca bildiririz.
14. İletişim
Callibee, İstanbul, Türkiye ve Rotterdam, Hollanda. E-posta: info@callibee.com